Yetişkin Eğitimi

T.C.
MARMARA ÜNİVERSİTESİ
EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ
HALK EĞİTİMİ BÖLÜMÜ



YÖNETİMDE PLANLAMA FONKSİYONU





SEVDA KARAKAYA

İstanbul, 2006

GİRİŞ

Planlama, yönetim işinin birinci ve en önemli safhası sayılmıştır. Klasik Yönetim teorisinin önemli bir yaklaşımı olan “Yönetimde Süreç Yaklaşımı” görüşü, yönetim olayını planlama ile başlatmıştır. (Koçel, 1998, s. 70).

Endüstri devrimini takiben ve kısmen sanayi devriminden sonra Amerika Birleşik Devletleri'nde montaj tekniği vasıtasıyla ortaya çıkan değişimle ve bilimsel yönteme dair Taylor'ın prensiplerinin ortaya çıkmasıyla planlamanın yönetimin daha önemli bir özelliği olması kaçınılmaz hale gelmiştir.Bu eğilim, kaynaklara olan talebin artması ve de gelişen modern teknolojiyle daha uzun vadeli yönetim gereksinmesiyle ortaya çıkmıştır (www.karedanismanlik.com). Ayrıca özellikle günümüzde artan uluslar arası ilişkiler, globalleşme anlayışı ve işletmelerin uluslararasılaşması gibi gelişmeler stratejik nitelikteki planlamayı ön plana çıkarmıştır. Organizasyon yapılarındaki yeni gelişmeler de (stratejik ortaklıklar- strategic partnering gibi) planlamada stratejik düşüncenin önemini arttırmıştır. (Koçel, 1998, s. 70).

PLAN VE PLANLAMA

Plan, bugünden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin ve nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Tanımdan da anlaşılacağı gibi plan bir kararlar toplamıdır. Karar vermek ile plan yapmak bir anlamda aynı şeydir. Aradaki tek fark, planların birden fazla kararı içermesi, bir kararlar toplamı olmasıdır. Plan gelecek ile ilgili bir olgudur. Her plan gelecekle ilgili belirlemeler ve düzenlemeler yapar(Geylan, 2005, s.87).

Planlama ise sürekli değişkenlik gösteren çevremizde, kendileri de zamanla değişecek olan amaç ve geleceğe dönük hedefler ile bunlara ulaşma yollarını, seçeneklerini de gözeterek belirleme sanatıdır. Amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirme niteliği taşıyan bilinçli bir süreçtir (www.karedanismanlik.com).

Planlama, planı ortaya çıkarmak için izlenen bir süreçtir. Planlama, sürekli bir şekilde bugünden, gelecek hakkında düşünmek, kısa ve uzun vadeli amaçlar üzerinde kafa yormak ve izlenecek yollar üzerinde durmaktır. Plan ise bu konularda verilen kararlardır. Kararın verilmesi ile süreç tamamlanmış olur ve uygulamaya geçilir(Geylan, 2005, s.87).

Planlama belli bir konuda aşağıdaki sorulara yanıt arama çabasıdır:

• Ne yapılacak?
İşletme faaliyete geçmeden önce ne yapacağına karar vermelidir. Bunun için amaçlarını belirlemesi gerekir.

• Ne zaman yapılacak?
İşletmelerde yerine getirilen tüm faaliyetlerin birbirini tamamlaması gerekir. Bir faaliyetin yapılabilmesi için diğer bir faaliyetin bitirilmesi gerekir. Bu nedenle işlerin yerine getirilme sırası ve zamanı önceden saptanmalıdır.

• Nasıl yapılacak?
Bu soruya yanıt bulmak için öncelikle faaliyetlerin, projelerin ve programların hazırlanması daha sonra da stratejilerin, politikaların, yöntemlerin ve bütçelerin amaçlara uygun olarak düzenlenmesi gerekir.

• Nerede yapılacak?
Yerine getirilecek tüm faaliyetlerin hangi birimlerde ve hangi mekanlarda gerçekleştirileceği belirlenmelidir.

• Kim tarafından yapılacak?
Planlanan faaliyetlerin her biri kimler tarafından yapılacak? Bu faaliyetleri yerine getirecek kişilerin yetki ve sorumlulukları ne olacak? Ast üst ilişkileri nasıl düzenlenecek? Bu sorulara doğru ve net yanıtlar vermek amaca etkin ve verimli biçimde ulaşmayı sağlayacaktır.

• Neden yapılacak?
İşletme içinde yerine getirilen tüm çabaların dolaylı ya da dolaysız olarak belirlenen amaca hizmet etmesi gerekir. Planlama aşamasında öngörülen her eylemin bu açıdan analiz edilmesi gereksiz çabaların ayıklanmasını sağlayacaktır.

• Hangi maliyetle yapılacak?
Planlamada öngörülen faaliyetlerin mali yükünün belirlenmesi gerekli parasal önlemlerin alınması açısından önemlidir.

• Hangi sürede yapılacak?
Öngördüğümüz faaliyetlerin yerine getirilme sürelerinin saptanması, birbirine bağlı faaliyetlerin aksamamasını sağlayacak, planladığımız amaca ulaşma yolunda harcayacağımız toplam zamanı ortaya çıkaracaktır.

Bu sorulara verilecek yanıtlar planı oluşturur(Geylan, 2005, s.87-88).

Kontrol büyük ölçüde planlamaya bağlıdır. Modern anlamı ile kontrolün amacı olayların planlara uyup uymadığını saptamak olduğuna göre, plan yapılmaksızın kontrol de olmayacaktır(Hatiboğlu, 1995, s.93).

Konunun yönetici açısından anlamı ve önemi şudur: Yönetici rolünü oynayanlar, belirli amaçları gerçekleştirmek üzere kendisine maddi ve insangücü kaynaklarının verildiği bir “emanetçi”dir. Yönetici bu kaynakları en iyi şekilde kullanarak verilen amaçları gerçekleştirecektir. İşte planlama bunun önemli bir aracıdır. Eğer plan yoksa bu kaynakların ne için ve nasıl kullanılacağını belirlemek zor olduğu gibi yöneticinin bunları iyi kullanıp kullanmadığını da belirlemek mümkün olmayacaktır. Çünkü gidilecek yol belli olmadığı için bütün yollar makbul olacaktır. Oysa, Klasik İktisadın temel ilkesi, kaynakların kıt olmasıdır. Yönetici kıt kaynakları kullanan bir kişidir. O halde bu kaynakların en iyi şekilde kullanılması gerekir. Dolayısıyle yöneticilik görevi üstlenen bir kişi, özel yaşamdaki tutum ve davranışı ne olursa olsun, planlama yapmak zorundadır(Koçel, 1998, s. 71-72).

Planlama, genellikle üst düzeydeki işletme yöneticilerinin görevi gibi görülür. Ancak uygulamada işletmenin alt basamaklarında da planlamaya ihtiyaç vardır. Yalnız şu var ki, üst basamaklarda planlamaya daha fazla zaman ve emek harcanır. Çünkü karar verme yetkisi genellikle yüksek düzeydeki yöneticinin elindedir. Aşağı seviyede işler daha ziyade rutin olduğundan karar verme faaliyeti daha azdır. Bununla beraber, bir ustabaşının da vereceği karar bulunacağından, işletmelerin alt düzeylerinde de belirli ölçülerde planlama faaliyetine rastlanır(Ertürk, 1998, s.56). {planlamaya karşıt görüşler}PLANLAMAYA KARŞIT GÖRÜŞLER

İşletmelerin planlama konusuna neden gereken önemi vermedikleri araştırıldığında başlıca şu nedenlerin öne çıktığı görülür:

1. Bu konuda öne sürülmüş görüşlerden birincisi, planlamanın mali kaynak gerektirmesi ve yöneticilerin zamanlarının büyük bir kısmını almasıdır(Eren, 2002, s.38). Bazı işletmeler planlama ile elde edilecek kazançların bu uğurda harcanacak zaman ve maliyet kaybına değmeyeceğine inanırlar. Oysa planlama, araştırma, masraf ve zaman gerektirir ama yöneticilerin geleceği görmesini, birimler arası koordinasyonun gerçekleşmesini ve amaca en kısa yoldan ulaşılmasını sağlar.

2. Ülkede yaşanan, ekonomik, sosyal ve siyasal sorunların yoğunluğu geleceği tahmin etmeyi dolayısı ile plan yapmayı güçleştirir. Bu tür ortamlarda pek çok yöneticinin “Önümü göremiyorum, gelecekle ilgili nasıl doğru tahminlerde bulunabilirim?” türünden yakınmalarını duymak mümkündür. Gerçekten belirsiz ve değişkin ortamlar planlamayı güçleştirir. Ancak bu tür ortamlar planlama yapmaktan vazgeçmeyi değil tam tersine planlamaya önem vermeyi gerektirir. Belirsizlikle baş etmenin yolu alternatif planlar hazırlamak ve her koşula uygun çözümler üretmekten geçer.

3. Planlar, yöneticilerin faaliyetlerini hangi doğrultuda yerine getirmeleri gerektiğini ortaya koyarlar. Kimi yöneticiler, planların inisiyatif kullanmalarını engellediğini, yetkilerini kısıtladığını ve faaliyet alanlarını daralttığını öne sürerler. Planların bu tür sorunlara neden olduğu söylenemez. Yöneticilerin belli bir plan ve strateji doğrultusunda çalışmaları rastgele ve ani kararlar vermelerinden, sınama yanılma yoluyla doğruyu bulmalarından çok daha yararlı olacaktır.

4. Planlar tüm yöneticileri bağlar. Bazı işletmeler sistematik bir planlamanın, tüm yöneticilere ve kadrolara ek yük getireceğine, onların çalışma düzenini bozacağına ve görevlerinin bir kısmını gereği gibi yapmalarına engel olacağına inanırlar. Bu inanç planlamanın yanlış anlaşılmasından ileri gelir. Yöneticilere planlama süreci içinde aktif görevler verilir, her aşamada görüş ve önerileri alınacak olursa bu tür sorunlar ortadan kalkacaktır(Geylan, 2005, s.87-88).

PLANLAMANIN YARAR VE SAKINCALARI

İşletmeler açısından planlamanın önemini vurgulamak amacıyla planlamanın yararlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Planlama her şeyden önce, yöneticiyi düşünmeğe, olayların gidişi üzerinde kafa yormaya ve olayların oluş biçimine karışmaya ve onları kendi amaçlarına uygun biçimde yönlenlendirmesine yardımcı olur.
• Yöneticinin dikkatini, değiştirilmesi olası olmayan geçmiş zamandan çok, şu veya bu ölçüde etki edilebilen geleceğe yöneltir.
• Planlama, yöneticiyi kısa süreli endişe ve çıkarların üstüne çıkarır, uzun süreli düşünme alışkanlığı ve geleceği tahmin edebilme deneyimi kazandırır.
• Kuruluşa akla uygun ve geçerli bir amaç, dolayısıyla bu amaç etrafında çabaların yoğunlaştırılması ve yönetilmesini sağlar. Böylece, zaman ve emek kaybı önlenmiş olur.
• Tüm faaliyetlerde akılcı olmayı ve ekonomik davranmayı sağlar.
• Planlama, yöneticileri yetki devrine yönelterek, onların temel işlevlere zaman ayırmalarını sağlar.
• Planlama, işletme kaynaklarının en iyi biçimde kullanılmasını sağlayarak, verimliliği arttırır.
• Planlama, gelecekteki belirsizlikleri azaltır.
• Daha rasyonel kural ve ilkelerin geliştirilmesini sağlar.
• Yönetimin son işlevi olan denetim, planlama varsa anlam kazanır ve etkin bir şekilde yerine getirilir(Tosun, 1992, s.212-213).

Sadece bu yararlarından dolayı kötü bir planın, plansızlıktan daha iyi olacağı muhakkaktır. Ne var ki, planla ilgili bazı sakıncalı durumlar veya tehlikeler de vardır. Bunları da şu şekilde özetlemek mümkündür:

• Planın en önemli sayılabilecek sakıncası zaman ve enerji kaybına sebep olmasıdır. Kalitesi yüksek ve pahalı personel ve araç gerektirdiğinden her işletmenin bunu göze alması da mümkün değildir.
• Planın eksik olması, çok uzun veya çok kısa süreyi kapsaması, ulaşılabilecek bazı amaçlar yerine bir takım dilek ve istekleri bünyesinde taşıması önemli noksanlıklarından biridir.
• Matematik verilerinin işlenmesi ve bilgi işlem makinalarının kullanılması istatistik gibi kantitatif yöntemler ile, davranış bilimleri üyelerinin yönteme yabancı oldukları için bu yeni planlama araçlarının kullanılmasında yapacakları hatalar da önemli bir sakınca meydana getirir.
• Kişinin (yöneten ve yönetilen) dikkatinin geleceğe karşı gereğinden fazla çevrilmesine ve netice itibariyle mevcut işleri savsaklamasına neden olması bir sakınca yaratır. Zira, aşırı planlama veya plana bağlılık, bir ölçüden sonra insanı gelecekte yaşatır, yaşadığı günü unutturur ve hayalci yapar.
• Planın ne kadar önceden yapılacağı ve ne ölçüde ayrıntılı olacağı konusu da çok önemlidir. Uzun süreyi kapsayan planlarda isabet derecesi azdır. Zira ileriyi görme imkanı kısalır. Planlama süresini kısaltma durumunda ise, planlamanın yararları azalır, bu nedenle en uygun sürenin belirlenmesine dikkat etmelidir.
• Planlama yapmak için harcanan zaman da önemlidir. Şartların hızla değiştiği zamanlarda hızlı karar vermek gerekir. Gerekli incelemeyi yapmadan verilen kararların isabet derecesi azalır. Fakat piyasada şiddetli bir rekabetin olduğu zamanlarda ivedi kararlar alma ve planları bunlara dayandırma gereği vardır. Burada hız ile isabet arasında en uygun bir dengeyi kurmaya çalışmak gerekir.
• Planın bir diğer önemli sakıncası da uygulama durumunda bulunan kişilerin teşebbüs güçlerini zayıflatarak onları bir otomat durumuna düşürmesidir. Kişilik olarak girişimci olmayan risk ve sorumluluk üstlenmeyi sevmeyen, karar almaktan çekinen kişiler için plan ve hatta aşırı planlama, rahatlık ve rehavet aracı görevini görebilir. Bunun yanında canlı, becerikli, çalışkan, risk ve sorumluluk yüklenme eğilimi güçlü olan kişiler için, plan hele de ayrıntılar taşıyan plan önemli sakıncalar taşır. Bu çeşit plan, bu gibi kişiler için özgürlük kısıtlayıcı bir araç görevini görür(Ertürk, 1998, s.64).